专业服务

为什么专业服务的收款和店铺完全不同

零售商户的顾客、银行卡和商品，出现在同一个时间、同一个地点。而专业服务机构一样都没有：工作是跨周交付的，发票是事后开的，付款的是财务部门而不是与您对接的那个人，并且从头到尾没有人站在终端前面。

因此，会产生三个后果。而这三件事，多数机构其实是在无意之中决定的：

1. 每一笔交易都属于卡不在场。因此，它落在与柜台交易不同的成本档上，争议时的责任划分也不同，具体可以看支付手续费是怎么构成的。这一点躲不掉，但值得在收到第一份账单之前就知道。
2. 付款方通常是公司。而公司卡明显偏向 Amex。因此，没有开通 Amex 的机构，等于在悄悄拒绝客户财务团队最习惯使用的那种付款方式。
3. 金额很大。一张发票被争议，损失的不是一杯咖啡的钱。因此，真正保护您的是委托书和交付记录，而且必须作为日常习惯留存下来，不能等出事再找。

把收款链接放进发票，比催转账更有效

新加坡专业服务行业的默认做法，是开一张发票然后等银行转账。这套做法一直有效，直到它失效：转账迟了、只转了一部分、没有写备注，或者要催到第三遍才转。而这里的每一种情况，都要占用没人计费的行政时间。

在发票上放一个收款链接，可以去掉其中的大部分。客户直接从发票上付款，页面由服务商托管，钱到账的时候就已经对上了具体的某一笔。更重要的是，做这件事并不需要网站，具体可以看没有网站怎么收款。

但对于发票张数很少的机构而言，这未必值得。从中获益最多的，是发票张数多、单张金额不大的机构，例如代理公司、代记账和小型执业机构。如果您一年只开四张发票，银行转账就够用，这不是您需要解决的问题。

把这四份材料留成习惯，争议才能很快结束

卡不在场的交易争议，由时限之内提交的证据决定。而对专业服务机构而言，有用的证据都不起眼，多数机构手上本来就有：

• 委托书或签署过的服务范围。它证明双方约定了什么、按什么条件约定。
• 交付物及其日期。例如报出去的税表、发出的报告、办结的事项。
• 往来沟通记录。客户在其中确认过这项工作或这张发票。
• 发票本身。金额需要与实际扣款一致。

把这四样当成习惯留存的机构，在拒付与交易争议上花的时间极少。相反，等拒付通知到了才开始凑材料的机构，花的时间非常多。

商户名在这里比在几乎任何地方都更要紧。六周之后核对账单的那位财务人员，既不是委托您做事的人，也从没听说过您的商号。因此，任何他认不出来的条目，他都会来问一次。请让账单上的那一行，看起来就是发票上的那家机构。

客户的钱不是您的钱

有些专业服务机构会代客户保管资金。在这种情况下，相关义务由该行业自身的规则设定，而不由任何支付服务商决定。因此，本页不触碰那些规则，也不应该触碰。

从支付这一侧，唯一值得说明的一点是：您的服务费结算进哪个账户，和客户资金如何安排，是两个独立的问题，应该分开回答；其中第二个问题，以您所属专业团体的要求为准。因此，如果一家服务商在第二个问题上给了您一个非常笃定的答案，请当心，那本来就不是它该给的。

开始之前，先把这五件事做完

1. 开通 Amex，或者有意识地决定不开通。理由是您的付款方是企业。
2. 把商户名设成发票上的名称，并拿一份真实账单核对一次。
3. 在发票模板上放收款链接，而不是只写银行账号。
4. 确认您能拿到哪些报表，因为您的记账要靠它们，具体可以看结算与对账。
5. 在第一个季度结束之前，与会计师把手续费的 GST 处理口径定下来，具体可以看GST 与刷卡收款。